Une secrétaire administrative ou un secrétaire administratif

La Mairie de Champigny-sur-Marne recrute pour la Direction de l’Education et de la Petite Enfance

Une secrétaire administrative ou un secrétaire administratif

Cadre d’emplois des Adjoints administratifs

Votre mission :
Sous la responsabilité du responsable du pôle secrétariat, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif assure le suivi de l’exécution budgétaire, des Protocoles d’Accueil Individualisés (PAI des déclarations accidents enfants et établit les courriers pour l’inscription des enfants porteurs d’handicap. Elle ou il participe à l’accueil téléphonique du service par demi-journée avec l’agente référente ou l’agent référent animateurs vacataires. 

Vos activités :
➢ Suivi de l’exécution budgétaire du service (budget de fonctionnement de 500.000 € environ)
Elle ou il enregistre les fiches tierces, établie les bon de commandes, certifie les factures et réalise le suivi.

➢ Accueil téléphonique et physique au secrétariat, 
Par demi-journée, en binôme avec la secrétaire référente ou le secrétaire référent RH animateurs non permanents réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques et des courriels du service.

➢ Gestion des inscriptions et suivi des présences enfants
L’agente ou l’agent réceptionne et vérifie les dossiers d’inscription des enfants, transmets les listings des non-inscrits au Service prestations aux familles. Elle ou il saisit les effectifs enfants chaque semaine, enregistre et transmet les PAI aux centres.
Elle ou il assure les déclarations accident enfant en lien avec le service concerné.
Activités secondaires 

➢ Assurer la continuité de la mission de la secrétaire référente ou du secrétaire référent RH animateurs non permanents et/ou de l’assistante de direction, responsable du pôle secrétariat en leur absence, notamment sur les priorités (Gestion des arrêtés de recrutement des vacataires, gestion des états de vacations, suivi des bilans de stage du personnel permanent, en lien avec les DS, suivi du tableau des absences en lien avec les services concernes, frappe de courriers pour les besoins de la Direction. Suivi des besoins du secrétariat en petit matériel de bureau.

A savoir sur ce poste : 
➢ Temps de travail hebdomadaire : 36h30
➢ Des perspectives d’évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels

Votre profil :
➢ Connaissance des logiciels bureautiques indispensable (Word, Excel, Outlook..).
➢ Expérience dans le domaine du secrétariat appréciée 
➢ Aisance relationnelle et rédactionnelle 
➢ Expression orale et écrite de qualité 
➢ Sens de l’organisation et des priorités.
➢ Capacité de compréhension et d’assimilation
➢ Sens du service public 
➢ Savoir travailler en équipe

Les candidatures motivées et accompagnées d’un curriculum vitae sont à envoyer à l’attention de Monsieur le Maire à l’adresse ci-après :
service.recrutement@mairie-champigny94.fr 

sous la référence LC/SC/04/24 avant le 10/05/2024